Автоматизация систем менеджмента

Grafic2Эффективность управленческого решения напрямую зависит от объективности, достаточности и оперативности (своевременности) полученной информации, на основе которой принимается это решение. Любая система управления (менеджмента), если ее представить на информационном уровне – это набор упорядоченной информации необходимой для принятия управленческих решений, вводимой, хранящейся и обращающейся по заданным алгоритмам.

Какие задачи решает система автоматизации на уровне информации?

  1. Ввод информации в систему.
  2. Упорядоченное хранение информации.
  3. Защита информации.
  4. Организация оперативного доступа к хранимой информации.
  5. Обработка информации согласно заданным алгоритмам.
  6. Аналитика информации.
  7. Представление информации в удобном виде для ее дальнейшего использования и принятия решений.

Преимущества работающей автоматизированной системы менеджмента в организации, независимо от рода деятельности и Grafic4структуры организации, сегодня очевидны для всех и вряд ли будут оспариваться кем-либо. Если это так, то сразу возникает вопрос – почему же так мало реализуется автоматизированных систем? Что останавливает руководителей организаций от реализации автоматизированных систем в своих организациях? Попробуем дать ответы на эти вопросы.

Во всем мире для целей автоматизации применяется около 100 различных программных продуктов различной сложности, начиная от CRM (Customer Relationship Management) систем управления взаимоотношениями с клиентами и заканчивая более сложными ERP (Enterprise Resource Planning) системами планирования ресурсов предприятия. Что же необходимо организации, чтобы реализовать подобную систему в своей деятельности? Как правило – это:

  1. Покупка специализированного, достаточно дорогого программного обеспечения, так называемой платформы для реализации автоматизированной системы.
  2. Покупка необходимого количества лицензий (рабочих мест) для реализации задач автоматизации на этой платформе, эти лицензии еще имеют и определенный срок, по истечении которого, необходимо их продлять и соответственно нести постоянные дополнительные затраты.
  3. Сложность конфигурирования и настройки таких систем под конкретные задачи организации, тянут за собой привлечение сторонних специалистов (программистов) как на стадии внедрения системы, так и на стадии дальнейшего технического сопровождения. Многим приходится вводить в свою структуру целые службы по АСУ.
  4. Сложность автоматизированной системы обуславливает и продолжительные сроки по ее внедрению, внедрение может затягиваться на годы, а желаемые (объявленные) на начальном этапе результаты, так и не достигаются.
  5. Грамотная и эффективная эксплуатация подобных систем требуют еще и специального обучения персонала организации, это опять дополнительные затраты.

Итак, ответ на вопрос – почему массово не внедряются автоматизированные системы, достаточно прост — потому, что это в первую очередь – дорого, во вторых – продолжительно во времени, в третьих – не всегда понятно, что в конечном итоге это даст организации.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ СИСТЕМЫ УПРАЛЕНИЯ (МЕНЕДЖМЕНТА).

Стоимость проекта автоматизации от 50 000 руб. Срок реализации  1-2 месяца.

Независимо от сложности существующей системы менеджмента в Вашей организации, мы предлагаем простое, быстрое и дешевое решение по ее автоматизации.

Ключевые преимущества нашего предложения по автоматизации:Logo3

  1. В качестве платформы для автоматизации используется (условно) бесплатное программное обеспечение – стандартный пакет Microsoft Office начиная от версии 2003 года и выше, в состав которого входят: Word, Excel, Access. При этом Microsoft Access в качестве мини SQL (Standard Query Language) сервера, является управляющей оболочкой системы автоматизации и основным хранилищем информации.
  2. Стандартный пакет Microsoft Office для работы с системой автоматизации предоставляется бесплатно в количестве необходимых рабочих мест.
  3. Для организации рабочих мест по работе с системой автоматизации не требуется покупать никаких отдельных лицензий, количество рабочих мест ограничено лишь топологией (разветвленностью и пропускной способностью) Вашей локальной сети и количеством имеющейся оргтехники.
  4. Реализация программного обеспечения проводится полностью нашими специалистами и не требует привлечения Вашего персонала.
  5. Срок реализации проекта по автоматизации не более 2 месяцев, включая обследование существующей системы Logo2управления, постановку задач и развертывание программного обеспечения.
  6. Последующее конфигурирование и эксплуатация системы автоматизации предельно просты и не требуют специального обучения Вашего персонала. Также нет необходимости вводить в штат отдельную должность системного администратора, или программиста.

Таким образом, мы решаем положительно два основных вопроса, являющихся камнем преткновения к реализации автоматизированной системы управления – а) отсутствие затрат на приобретение специализированного программного обеспечения значительно снижает общую стоимость проекта; б) простое программное обеспечение (легкость конфигурирования, настройки и эксплуатации), а также правильная постановка задач при формировании технического задания на систему автоматизации и их реализация по стандартным алгоритмам, позволяют существенно снизить срок разработки и внедрения автоматизированной системы управления.

Остается ответить на основной вопрос – что организация получает в результате реализации проекта по автоматизации системы управления?

По результатам внедрения автоматизированной системы управления  реализуются следующие задачи:docum

  1. Организация и ведение электронного документооборота. Нормативно-методическая и организационно-распорядительная документация организации (приказы, инструкции, положения, методические материалы, стандарты организации, руководства и т.п.) переводятся в электронный вид и упорядоченно хранятся на сервере организации. Бумажное обращение документов сводится к минимуму.
  2. Авторизация пользователей в системе с определенными правами доступа.
  3. Доступ на рабочих местах к электронной документации организации, позволяющий просматривать, редактировать, удалять, добавлять документы, работать с документами по ссылкам из одного документа на другой, в зависимости от прав доступа сотрудника.
  4. Ведение в электронном виде записей (измерения, мониторинг, журналы, реестры, отчеты, справочники и т.п.), необходимых для функционирования и анализа системы управления организации.Tabl1
  5. Обработка записей по заданным алгоритмам.
  6. Формирование в режиме реального времени аналитических отчетов по функционированию системы управления.
  7. Мониторинг процессов управления в режиме реального времени.
  8. Накопление и хранение статистических данных о функционировании организации.

ЭТАПЫ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ

Обследование существующей системы управления. Срок выполнения 1-2 недели. Для проведения обследования создается рабочая группа со стороны Заказчика, работающая со специалистом исполнителя. В ходе обследования решаются следующие задачи:

  • Определяется перечень документации для перевода в электронный вид, порядок обращения этой документации, места и уровни доступа к документации.
  • Устанавливается перечень записей системы управления, их форма, порядок ведения и хранения записей, уровни доступа к записям, алгоритмы обработки записей, порядок представления записей, входные и выходные формы отчетности по записям (журналы, графики, отчеты).
  • Формируется топология автоматизированной системы управления, сервер, рабочие места, права доступа к информации на рабочих местах, определяются технические ресурсы, локальная сеть, оргтехника, персонал Заказчика для работы в системе.
  • Формируется Техническое задание (ТЗ) на разработку и внедрение автоматизированной системы управления, которое утверждается Заказчиком.

Подготовка к внедрению автоматизированной системы управления. В зависимости от объема информации срок выполнения 1-2 недели. Выполняется при совместном участии сторон.

  • Перевод документации заказчика в электронную форму. Локализация документации на сервере организации. Формирование системы перекрестных ссылок из документа в документ.
  • Подготовка стартового объема записей для ввода в систему.

Развертывание программного обеспечения и внедрение системы автоматизации. Срок выполнения 1-2 недели. Выполняется силами Исполнителя.

  • Установка программного обеспечения на рабочих местах.
  • Конфигурирование и настройка программного обеспечения, локальной сети.
  • Ввод стартовой информации в систему.
  • Настройка алгоритмов обработки информации.
  • Подготовка выходных форм представления информации.
  • Тестирование работоспособности системы.
  • Обучение персонала правилам работы в системе.
  • Передача автоматизированной системы Заказчику в соответствии с ТЗ.

Реализация проекта по автоматизации выполняется на существующих технических средствах заказчика (локальная сеть, оргтехника), при желании Заказчик может расширить техническую базу, но это не влияет на формирование нашей стоимости реализации проекта. Так как программное обеспечение (пакет Microsoft Office) бесплатное, то стоимость реализации проекта по автоматизации формируется фактически только из оплаты услуг Исполнителя по внедрению системы автоматизации.

Стоимость проекта по автоматизации зависит от сложности существующей структуры управления Заказчика, от стартового объема документации, количества записей, глубины детализации и алгоритмизации обращающихся в системе записей, от степени участия Заказчика на этапах реализации проекта. Окончательная стоимость наших услуг может быть сформирована и согласована с заказчиком после подготовки и утверждения ТЗ на разработку и внедрение автоматизированной системы.

 

Back to Top